Administrativa

Job Title

Administrativa

Job Description Summary

Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo eficiente y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

Job Description

1. Gestión administrativa general

• Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
• Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
• Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
• Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
• Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
• Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.

2. Gestión de facturas y proveedores

• Recepción y registro de facturas de proveedores.
• Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
• Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
• Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
• Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos.
• Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.

3. Informes y control de información

• Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
• Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
• Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
• Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
• Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
• Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.

4. Atención a operadores y proveedores

• Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
• Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
• Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
• Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
• Apoyo en la organización de reuniones y visitas.

5. Atención telefónica y presencial

• Atención y gestión de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas.
• Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
• Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
• Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.

6. Correspondencia y mensajería

• Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
• Preparación y envío de documentación.
• Gestión de servicios de mensajería y courier.
• Seguimiento de envíos cuando sea necesario.
• Control y archivo de justificantes de envío y recepción.

7. Comunicaciones internas

• Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores.
• Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.
• Actualización de listados de distribución.
• Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario.
• Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores.

8. Apoyo a Gerencia

• Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro.
• Preparación de documentación y reuniones.
• Elaboración de presentaciones, informes y documentos.
• Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia.
• Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes.
• Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos.

9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro

• Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores.
• Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos.
• Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones.
• Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas.

10. Control de suministros y servicios de oficina

• Control del material de oficina y realización de pedidos.
• Seguimiento de los servicios generales de la oficina.
• Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc.
• Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina.

11. Archivo y gestión documental

• Organización y mantenimiento del archivo físico y digital.
• Control de versiones y actualización de documentación.
• Localización y suministro de documentación cuando sea requerida.
• Garantía de confidencialidad y correcto tratamiento de la información.

12. Otras funciones de soporte

• Apoyo puntual a otros departamentos del Centro en tareas administrativas.
• Elaboración de traducciones sencillas y documentación en inglés, cuando sea necesario.
• Colaboración en proyectos y tareas especiales de carácter administrativo.
• Realización de cualquier otra función administrativa relacionada con el puesto que pueda ser requerida por la Gerencia.

Perfil y competencias:

• Experiencia previa en funciones administrativas, preferiblemente en retail, centros comerciales, inmobiliario, hospitality o entornos de servicios.
• Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Capacidad de organización y planificación.
• Atención al detalle y rigor en la gestión documental.
• Orientación al servicio y facilidad para el trato con diferentes interlocutores.
• Capacidad para trabajar con múltiples tareas y prioridades.
• Proactividad y autonomía.
• Buenas habilidades de comunicación.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Discreción y confidencialidad.
• Se valorará nivel de inglés.

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