Privacyverklaring Sollicitant

1. Overzicht

Wij respecteren de privacyrechten van personen en doen er alles aan om persoonlijke informatie op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te behandelen. Het is belangrijk dat u deze privacyverklaring (‘Privacyverklaring’) aandachtig doorleest, aangezien hierin wordt beschreven hoe Cushman & Wakefield (‘C&W’, ‘wij/we’ of ‘onze/ons’) met uw persoonlijke gegevens omgaat als u naar een baan of een andere functie bij ons solliciteert en wat uw rechten in verband met deze informatie zijn. Het begrip ‘sollicitanten’ wordt in deze Privacyverklaring gebruikt om te verwijzen naar iedereen die solliciteert naar een functie, of op een andere manier werkzaamheden voor ons uit wil voeren (op permanente of tijdelijke basis). 

Heeft u opmerkingen of vragen hebt over deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die in Sectie 9 worden vermeld.

2. Soorten persoonsgegevens die we verzamelen wanneer u solliciteert 

Gegevens die wij automatisch verzamelen

U kunt het wervingsgedeelte van onze website (‘Website’) bezoeken en zoeken naar banen zonder persoonlijke gegevens te verstrekken. We verzamelen echter automatisch bepaalde informatie van uw apparaat wanneer u onze website bezoekt. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring die van toepassing is op het gebruik van onze Website. 

Houd er ook rekening mee dat onze Gebruiksvoorwaarden van toepassing zijn op uw gebruik van onze Website.

Persoonlijke gegevens die van u verzameld worden 

Voor zover is toegestaan door de toepasselijke wetgeving, verzamelen we persoonlijke gegevens over sollicitanten die nodig zijn om de sollicitatie en het wervingsproces bij C&W te beheren. Dit omvat (maar is niet beperkt tot):
  • Identificatiegegevens en contactgegevens - inclusief uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens, geslacht, geboortedatum, nationaliteit(en), nationale identificatiecodes (zoals nationale identiteitskaart/paspoort, sofinummer(s)).
  • Arbeidsverleden - zoals vorige werkgevers en functietitels/posities.
  • Achtergrondinformatie - zoals academische/professionele kwalificaties, beroepskwalificaties, opleiding, gegevens op uw CV (waaronder mogelijk informatie over lidmaatschappen of gegevens van zeer persoonlijke aard), transcripties en referenties.
  • Gegevens van de door u genoemde referenties (inclusief hun naam, contactgegevens, werkgever en functietitel).
  • Gegevens over uw immigratiestatus/visumplicht.
  • Vorige sollicitaties/functies (informatie met betrekking tot uw eerdere sollicitaties bij de C&W Group en/of met betrekking tot een arbeidsverleden bij de C&W Group).
  • Informatie over sollicitaties (zoals de functies waar u naar solliciteert, uw sollicitatie en gerelateerde documentatie/communicatie, sollicitatiebrieven, informatie uit gesprekken en telefonische screenings, verzoeken over vergoedingsregelingen, informatie over verhuizingen).
  • CCTV/cameratoezicht gebouw - voor een eventueel bezoek aan een pand van C&W (bijv. voor een sollicitatiegesprek) kunnen wij eventueel over CCTV en/of cameratoezicht beschikken (met CCTV-beelden en/of andere persoonlijke informatie zoals de naam van de bezoeker en het tijdstip van toegang tot het pand) om te gebruiken voor beveiliging en wetshandhavingsdoeleinden, om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen en/of om de vitale belangen van een persoon te beschermen. 
  • Overige informatie die u vrijwillig verstrekt tijdens het proces, onder meer via assessment centers /opdrachten en gesprekken. 
Indien vereist door de toepasselijke wetgeving, zullen we zonder uw expliciete toestemming geen persoonlijke informatie verzamelen.

Als algemene regel geldt dat wij tijdens het wervingsproces geen van de volgende informatie verzamelen of verwerken: informatie die uw ras of etnische afkomst, religieuze, politieke of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap onthult; genetische gegevens; biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie; of informatie over uw gezondheid/seksleven, tenzij toegestaan door de toepasselijke wetgeving of waar nodig om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (‘Gevoelige Persoonlijke Informatie’). 

n sommige gevallen, voor zover toegestaan door en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, moeten we mogelijk een aantal gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen of om een vrijwillige openbaarmaking vragen voor legitieme wervingsgerelateerde doeleinden: bijvoorbeeld informatie over uw ras/etnische afkomst, geslacht en handicaps met het oog de naleving van gelijke kansen, om te voldoen aan antidiscriminatie- of andere wetten en voor rapportageverplichtingen van de overheid (alle rapporten die door ons in dit verband worden opgesteld, laten u niet direct identificeren, tenzij we wettelijk verplicht zijn om dat te doen); of informatie over uw fysieke of mentale toestand om aanpassingen te overwegen tijdens het wervingsproces of tijdens het aanbieden van een baan. U kunt op vrijwillige basis andere gevoelige persoonlijke gegevens verstrekken tijdens het wervingsproces. 

Persoonlijke gegevens verzameld uit andere bronnen en het gebruik van een talentenpool

We kunnen persoonsgegevens over u ook op een andere manier verzamelen, bijvoorbeeld:
  • Informatie verstrekt door wervingsbureaus of headhunters.
  • Verstrekte referenties.
  • Andere achtergrondinformatie verstrekt of bevestigd door academische instellingen en opleidingsaanbieders of certificeringsprogramma's.
  • Strafregistergegevens verkregen door middel van strafregistratiecontroles (in bepaalde landen waar dergelijke controles volgens de toepasselijke wetgeving zijn toegestaan en worden uitgevoerd). 
  • Informatie verstrekt door agentschappen voor achtergrondcontroles en andere eigenaren van externe databases (bijvoorbeeld kredietinformatiebureaus en professionele/overige sanctieregisters). 
  • Informatie verzameld uit openbaar beschikbare bronnen, inclusief professionele sociale media-platforms die u gebruikt of andere online beschikbare informatie.
  • Van overige C&W bedrijven in de groep voor de in deze privacyverklaring genoemde doelstellingen.
(in elk geval wanneer toegestaan door en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de verplichting met betrekking tot het verkrijgen van uw toestemming, en, in het geval van het controleren van strafregisters, het gebruik van agentschappen voor achtergrondcontroles, en het verzamelen van publiek beschikbare informatie, gerechtvaardigd in het belang van de vacature, in welk geval u voorafgaand aan de controles wordt voorzien van verdere informatie). 

Als uw sollicitatie niet succesvol is, zullen wij uw persoonlijke gegevens toevoegen aan onze talentenpool gericht op het creëren van uw profiel binnen deze talentenpool. We kunnen de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt combineren met informatie die is verkregen via externe bronnen, inclusief publiek beschikbare bronnen voor dergelijke doeleinden (bijvoorbeeld openbaar beschikbare platforms waarop u een professioneel profiel publiceert). 

We bewaren deze profielgegevens gedurende een bepaalde periode (zoals in beschreven in Sectie 6) om zo regelmatig vacatures te kunnen vinden waarvoor u in aanmerking komt en om contact met u op te nemen over dergelijke kansen (en om ervoor te zorgen dat we niet nogmaals contact met u opnemen met betrekking tot dezelfde of vergelijkbare functies). U kunt op elk gewenst moment uw toestemming voor de talentenpool intrekken door contact op te nemen via het e-mailadres vermeld in Sectie 9. Indien wettelijk vereist, zullen wij uw toestemming verkrijgen alvorens uw persoonlijke informatie in de talentenpool op te nemen.

3. Redenen voor het verwerken van persoonlijke gegevens

We verzamelen en gebruiken deze persoonlijke gegevens om onze wervingstrajecten te beheren, voor wereldwijde organisatorische planningsdoeleinden, alsook om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. We gebruiken uw persoonlijke gegevens om nieuw talent te identificeren en aan te trekken, om uw kwalificaties te definiëren, om een aanwervingsbeslissing te nemen en om in het algemeen onze sollicitatie- en wervingsprocessen te beheren en verbeteren. Dit omvat het beoordelen van uw vaardigheden, kwalificaties en achtergrondinformatie voor een bepaalde functie, het houden van sollicitatiegesprekken en testen, het verifiëren van uw informatie, het uitvoeren van onze referentiechecks of achtergrondcontroles (indien van toepassing), het beheren van het wervingsproces en hierover met u communiceren. 

Als u wordt aangenomen voor een functie bij C&W, zal de informatie die tijdens het wervingsproces wordt verzameld ook worden gebruikt om te helpen bij het onboarding proces (inclusief het instellen van toegang tot het systeem en ter voorbereiding van de introductie), en deze informatie zal ook deel uitmaken van uw personeelsdossier (indien relevant voor de lopende arbeidsverhouding). 

4. Met wie we uw persoonlijke gegevens delen en overdracht naar het buitenland

We verlenen alleen toegang tot persoonlijke gegevens: (i) aan diegenen die dergelijke toegang nodig hebben om hun taken en plichten uit te voeren; (ii) aan bedrijven in de groep voor verwerking in overeenstemming met deze Privacyverklaring; en (iii) in overige omstandigheden zoals hieronder in deze sectie beschreven. Telkens als we toestemming geven aan derden om toegang tot persoonlijke informatie te krijgen, zullen we gepaste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de informatie wordt gebruikt op een wijze die overeenkomt met deze privacyverklaring en die de veiligheid en vertrouwelijkheid van de informatie handhaaft.

Overdracht naar andere bedrijven van onze groep

We zullen uw persoonlijke gegevens delen met andere leden van de C&W Group voor de verwerking in overeenstemming met de doeleinden uiteengezet in deze privacyverklaring. 

Overdracht aan externe dienstverleners

We kunnen bepaalde persoonlijke gegevens beschikbaar stellen aan derden die diensten met betrekking tot het wervingsproces aan ons leveren, waaronder:
  • nationale wervingsbureaus of headhunters die betrokken zijn bij uw werving; 
  • nationale achtergrondcontroles of andere screeningsprogramma en relevante lokale bureaus voor het controleren van strafregisters (indien van toepassing);
  • IT-dienstverleners, d.w.z. gegevensopslag, leveranciers van IT-toepassingen/hulpmiddelen, IT-ontwikkelaars en ondersteuning en hosting providers voor onze vacaturesite; 
Meer informatie over andere bedrijven van onze groep en over de IT-dienstverleners (en hun locaties) die uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken, kan op verzoek worden verstrekt via de hieronder aangegeven contactgegevens. Deze dienstverleners kunnen in de loop van de tijd veranderen, maar we zullen er altijd voor zorgen dat derden die met uw persoonlijke gegevens omgaan dit doen op een manier die overeenkomt met deze privacyverklaring en die in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 

We kunnen persoonlijke gegevens beschikbaar stellen aan derden op basis van juridische gronden, waaronder:
  • Wanneer u uw toestemming hebt gegeven;
  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, inclusief waar nodig om zich aan de wet- en regelgeving of contracten houden, of om te reageren op een gerechtelijk bevel, administratieve of gerechtelijke procedure, inclusief, maar niet beperkt tot, een dagvaarding, overheidscontrole of huiszoekingsbevel; 
  • In antwoord op wettige verzoeken van overheidsinstanties (inclusief de belasting, immigratie, gezondheid en veiligheid, handelsregister, nationale veiligheid of wetshandhavingsdoeleinden); 
  • Aan relevante toezichthouders, wanneer C&W voorstelt om u een gereguleerde training aan te bieden als onderdeel van de potentiële functie; 
  • Indien nodig om potentiële, bedreigde of feitelijke juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
  • Waar nodig om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen; en / of
  • In verband met de verkoop, opdracht of andere overdracht van ons bedrijf of een deel ervan.
In sommige gevallen kan de hierboven beschreven uitwisseling ertoe leiden dat uw persoonlijke gegevens internationaal worden overgedragen, inclusief vanuit de Europese Economische Ruimte naar een land daarbuiten. Deze landen kunnen gegevensbeschermingswetten hebben die verschillen van de wetten van uw land (en kunnen in sommige gevallen mogelijk niet zo beschermend zijn).

Meer specifiek, onze website-servers bevinden zich in de Verenigde Staten en andere bedrijven van onze groep en externe dienstverleners zijn over de hele wereld gevestigd. Dit betekent dat wanneer wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, wij deze in elk van deze landen kunnen verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een wervingsplatform waarbij de verwerking van persoonlijke wervingsgegevens in de VS plaatsvindt.
 
We nemen maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met deze privacyverklaring. Deze omvatten de implementatie van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie (krachtens artikel 46.2 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor de overdracht van persoonlijke gegevens aan ons Amerikaanse hoofdkantoor. Onze standaard contractbepalingen kunnen op verzoek worden verstrekt. 

In het kader van bepaalde afspraken met onze externe dienstverleners vertrouwen wij op de registratie van dergelijke dienstverleners onder het EU-US Privacy Shield (conform artikel 45 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) en verdere details kunnen op verzoek worden verstrekt.

5. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonlijke gegevens

Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, onze rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens in het kader van het wervingsproces is: 
  • te voldoen aan de geldende immigratiewetgeving en/of arbeidswetgeving en -voorschriften; 
  • stappen te nemen voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst met uzelf, waarbij u in aanmerking komt voor een dienstbetrekking; 
  • het beschermen van de rechten en belangen van de C&W-groep, onze werknemers, sollicitanten en anderen, indien nodig of toegestaan door de toepasselijke wetgeving;
  • uw vrijwillige toestemming;
  • onze legitieme belangen (zoals samengevat in Sectie 3) (die niet worden overschreven door uw belangen op het gebied van gegevensbescherming of fundamentele rechten en vrijheden, met name rekening houdend met de door ons genomen voorzorgsmaatregelen, bijvoorbeeld zoals beschreven in Sectie 4).
U kunt ervoor kiezen om geen persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken. Tenzij anderszins aangegeven, is het echter noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke vereiste of om te beoordelen of u geschikt bent voor een aangeboden functie. 

Heeft u nog vragen of wenst u nadere informatie over de rechtsgrond waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die staan vermeld in Sectie 9.

6. Bewaartermijn van gegevens

Persoonlijke gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en bewaard zolang dit nodig is voor het uitvoeren van de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving. 

Als uw sollicitatie niet succesvol is en u uw toestemming tot opname van uw persoonlijke gegevens in onze talentenpool niet intrekt, bewaren wij uw profielgegevens gedurende 12 maanden vanaf de datum waarop u uw sollicitatie hebt ingediend (of vanaf de meest recent update van uw gegevens). Voordat u uw profielgegevens verwijdert, sturen we wellicht een herinnering waarin we u de optie bieden om uw persoonlijke gegevens na bovenstaande periode in onze talentenpool te bewaren. Als u hiermee toestemt, bewaren we uw persoonlijke gegevens gedurende een periode van 12 maanden. Indien dit vereist is volgens de toepasselijke wetgeving in een bepaald EMEA-land, zullen we uw expliciete toestemming verkrijgen om uw gegevens in de talentenpool op te nemen.
 
Als u voor een bepaalde functie een persoonsonderzoek moet ondergaan (indien toegestaan en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving), vernietigen we de informatie die is verkregen tijdens een doorlichtingsprocedure zo snel mogelijk, of in ieder geval binnen 6 maanden (waarbij alleen een bestand van het resultaat wordt bewaard). 
 
Over het algemeen zullen we geen wervingsgegevens bijhouden na de wettelijke periode waarin een claim die voortkomt uit het wervingsproces kan worden ingesteld, tenzij er een duidelijke zakelijke reden is om deze periode te overschrijden.

8. Uw recht op gegevensbescherming

Als de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is, kunt u de rechten die u aan deze wet kunt ontlenen als volgt uitoefenen:
  • Als u uw persoonlijke gegevens wilt inzien, corrigeren, bijwerken of verwijderen, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via de contactgegevens die vermeld staan in Sectie 9. 
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens, ons vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken of een verzoek tot overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens indienen. Ook hiervoor kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die vermeld staan in Sectie 9. 
  • Als we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerkingen die we voorafgaand aan uw intrekking hebben uitgevoerd, noch zal dit van invloed zijn op de verwerking van uw persoonlijke gegevens die wordt uitgevoerd op grond van wettelijke verwerking in plaats van toestemming.
  • U hebt het recht om bij een autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over onze verzameling en gebruik van uw persoonlijke gegevens. Neem voor meer informatie contact op met uw plaatselijke autoriteit voor gegevensbescherming. 
We reageren op alle verzoeken die we ontvangen van personen die hun rechten inzake gegevensbescherming willen uitoefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

9. Contactgegevens

Met vragen of verzoeken inzake deze privacyverklaring, kunt u zich richten aan privacyemea@cushwake.com. Bent u in Duitsland, neem dan contact op met de Duitse functionaris voor gegevensbescherming van C&W