Senior Portfolio Administration Coordinator (Bilingual)/Coordonnateur(trice) principal(e) de l’administration des portefeuilles

Job Title

Job Description Summary

Job Description

Essential functions and responsibilities

• Review, abstract, and/or perform quality control data audits of documents including updating and maintaining all lease information and data in our technology information systems, as required
• Ensure proper document management measures are followed for all leased, owned and other associated documents. Maintain file retrieval/storage, scan documents, and open/distribute mail
• Review client invoices in conjunction with lease requirements and collect proper supporting back-up documentation from landlords/billing authorities and confirm all calculations are correct
• Conduct desktop audits of Year-End Common Area Maintenance (CAM), Insurance, and Real Estate Tax reconciliations, interpret, and analyze all charges for accuracy, in accordance with lease documents. Directly responsible for dispute resolution with landlord for any identified discrepancies
• Responsible for ensuring the financial obligations of our Clients is accurate and that monthly rents are processed in a timely manner
• Oversee and manage the subtenant process including the recording and collection of monthly rent and the pass-through of invoices and year-end reconciliations
• Communicate frequently with internal and external partners. Notify client of critical dates, real estate policies and procedures, and assist with general inquiries
• Request and process certificates of insurance as required by the lease document
• Review Estoppels and Subordination Non-Disturbance Agreements (SNDA’s) against the lease terms
• Regularly exercises good judgment and logic in responding to leased and owned property inquiries from the client and/or landlords
• Ensure that productive landlord and subtenant relationships are maintained in accordance with the lease and sublease agreements
• Establish task priorities and create schedules for portfolio objectives
• Able to manage multiple projects/priorities in a fast-paced environment
• Assist managers with timely and accurate financial and critical date reports for client presentment, identify and record savings, identify exceptions, investigate causes of exceptions, and recommend solutions
• Assist or oversee special projects as requested by the client or leadership
• Partner with the manager and transition team to get new accounts established quickly and smoothly
• Assist manager or oversee the creation and continuous updates to process playbooks
• Provide guidance and direction to other Portfolio Coordinators on various tasks and projects
• Train new associates
• Continuously seek business expansion opportunities with existing clients and develop those opportunities
• Stay up to date on the latest industry standards and trends

Key Competencies

Customer Service Skills Communication Proficiency (oral and written) Organization Skills Analytical Skills Technical Proficiency Research Skills Detail Oriented Interpersonal Skills Sense of Urgency

Education

• High School diploma or GED required
• Bachelor’s Degree preferred in any field; business, finance/real estate, accounting ideal

Additional eligibility qualifications

• 2+ years of experience in auditing or related field
• Expertise in cost analysis, gross up calculations, review of ledgers, contracts, and other financial books and records
• Ability to understand and interpret complex real estate lease terminology
• Working knowledge of financial terms
• Strong proficiency with MS Office Suite (MS Word, Excel, and PowerPoint)

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Fonctions et responsabilités essentielles

• Examiner, résumer et/ou effectuer des audits de contrôle qualité des données provenant des documents, y compris la mise à jour et le maintien de toutes les informations et données de baux dans nos systèmes d’information technologique, selon les besoins.

• Veiller à ce que les mesures appropriées de gestion documentaire soient respectées pour tous les documents liés aux propriétés louées, détenues et autres documents associés. Gérer l’archivage et la récupération des dossiers, numériser les documents et gérer l’ouverture/distribution du courrier.

• Examiner les factures des clients conformément aux exigences des baux, recueillir les documents justificatifs appropriés auprès des propriétaires/autorités de facturation et vérifier l’exactitude de tous les calculs.

• Effectuer des audits à distance des régularisations de fin d’année liées aux frais d’entretien des parties communes (CAM), à l’assurance et aux taxes foncières, interpréter et analyser toutes les charges pour en assurer l’exactitude, conformément aux documents de bail. Responsable directement de la résolution des litiges avec les propriétaires en cas d’écarts constatés.

• S’assurer que les obligations financières de nos clients sont exactes et que les loyers mensuels sont traités en temps opportun.

• Superviser et gérer le processus des sous-locataires, y compris l’enregistrement et la collecte des loyers mensuels ainsi que la répartition des factures et régularisations de fin d’année.

• Communiquer fréquemment avec les partenaires internes et externes. Informer le client des dates critiques, des politiques et procédures immobilières, et répondre aux demandes générales.

• Demander et traiter les certificats d’assurance requis par le bail.

• Examiner les attestations (Estoppels) et les accords de subordination et de non-interruption (SNDA) en fonction des termes du bail.

• Faire preuve régulièrement de jugement et de logique pour répondre aux questions du client ou des propriétaires concernant les propriétés louées ou détenues.

• Veiller au maintien de relations productives avec les propriétaires et les sous-locataires, conformément aux termes des baux et sous-baux.

• Définir les priorités des tâches et établir des calendriers pour les objectifs du portefeuille.

• Être en mesure de gérer plusieurs projets et priorités dans un environnement dynamique.

• Aider les gestionnaires à produire des rapports financiers et de dates critiques de manière ponctuelle et précise pour présentation au client, identifier et enregistrer les économies réalisées, détecter les anomalies, en rechercher les causes et proposer des solutions.

• Assister ou superviser les projets spéciaux demandés par le client ou la direction.

• Collaborer avec le gestionnaire et l’équipe de transition pour établir rapidement et efficacement les nouveaux comptes.

• Aider le gestionnaire ou superviser la création et la mise à jour continue des manuels de procédures.

• Fournir des conseils et une orientation aux autres coordonnateurs(trices) de portefeuille sur diverses tâches et projets.

• Former les nouveaux collaborateurs.

• Rechercher en continu des opportunités d’expansion d’affaires auprès des clients existants et les développer.

• Se tenir à jour sur les dernières normes et tendances du secteur.

Compétences clés

• Compétences en service à la clientèle

• Maîtrise de la communication (orale et écrite)

• Compétences organisationnelles

• Esprit d’analyse

• Compétences techniques

• Aptitudes en recherche

• Sens du détail

• Compétences interpersonnelles

• Sens de l’urgence

Formation

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent (GED) exigé

• Baccalauréat préféré dans tout domaine; une formation en affaires, finance/immobilier ou comptabilité est idéale

Qualifications supplémentaires requises

• Minimum de 2 ans d’expérience en audit ou dans un domaine connexe

• Expertise en analyse des coûts, calculs de majorations (gross-up), examen de grands livres, de contrats et d’autres documents financiers

• Capacité à comprendre et à interpréter une terminologie complexe liée aux baux immobiliers

• Connaissance pratique des termes financiers

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint)